Kompetenzen‎ > ‎

Projekte Dienstleistung

Digitalisierung in der Steuerberatung

In einer mittelständischen Steuerberatungskanzlei mit mehreren Filialen soll die Digitalisierung aller Prozesse zu einer neuen Qualität der Beratung führen. Die zu erwartende Effizienzsteigerung soll auch neue Angebote für Klienten bereitstellen und den Kundennutzen erhöhen.

Die Prozesse "Finanzbuchhaltung für Klienten" und "Bilanzierung für Klienten" sind Kernaufgaben jeder Steuerberatungskanzlei. VERTEX|KASSMANN|HUBER  hat mit 2 Teams der Kanzlei die Digitalisierung dieser Prozesse vorbereitet. Die Möglichkeiten des bestehenden IT- Programms wurden für die Anwendung analysiert. Interne Prozesse wurden geändert, vorhandene Best Practice Beispiele der Kanzlei dankbar integriert. Für die Aufgaben Vorkontierung, Bankrückverbuchung und Eingangsrechnungs- Digitalisierung wurde mit Pilotkunden die Praxistauglichkeit getestet. Home Office Funktionen wurden vorbereitet. Es musste auch der anfängliche Stolperstein, die verfügbare Kapazität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Projekt, mit der Geschäftsführung rechtzeitig kommuniziert und gelöst werden.

Aufgrund der klaren Struktur  der Prozessbegleitung durch uns, der kollegialen Überwindung von Stolpersteinen und der Berücksichtigung der Erfahrung in den Pilotprojekten konnte die Digitalisierung erfolgreich ausgerollt werden.


Digitalisierung in einem Handelshaus

Ein mittelständisches Handelshaus vertreibt Einrichtungen und Geräte für Großküchen. Die Lieferung von Ersatzteilen für verkaufte Geräte wird für 10 Jahre garantiert; Geräte werden auch im Haus repariert.

Die Datenflut von Produktkatalogen, Ersatzteillisten, Explosionszeichnungen und Anleitungen wurde von Jahr zu Jahr größer. Von den Lieferanten wurden die Daten in verschiedensten analogen und digitalen Varianten zur Verfügung gestellt, gleichzeitig mussten intern die Sachnummern ständig abgeglichen werden. Der Aufwand für die Artikelsuche war über die verschiedenen Speichermedien sehr hoch. Mehrere interne Versuche einer Verbesserung blieben wirkungslos.

 VERTEX|KASSMANN|HUBER hat nun in mehreren Workshops mit den Anwenderinnen und Anwendern die Daten nach Inhalt, Beschlagwortung und Aktualität gruppiert. Der Aufwand für die Digitalisierung sämtlicher Dokumente und die Einpflege in das nun einheitliche digitale Archiv wurde abgeschätzt. Dementsprechend wurde die Arbeitszeit zur Verfügung gestellt und messbare Ziele für die Eingabe der Daten festgelegt. Des weiteren wurden die Lieferanten eingebunden, indem diese Daten in einem festgelegten Format digital zur Verfügung stellten.

Die Aufgaben wurden im Team exakt geplant, die Erfassung der Daten auf alle Anwenderinnen und Anwender verteilt und wöchentliche Regeltreffen dienten zur Fortschrittskontrolle. Dadurch konnte innerhalb von 4 Monaten die komplette Ersatzteilverwaltung digitalisiert werden. Ein großer Vorteil für die Kunden und Mitarbeiter.